ビザ申請依頼ポータル
メールアドレスを入力してください
【利用方法】
本ポータルでは、申請者が必要書類の提出および申請依頼状況の確認を行うことができます。
①メールアドレスの入力と言語の選択を行い開始ボタンをクリックしてください。
※メールアドレスを入力した際、過去に申請依頼を行ったことのあるメールアドレスの場合はログイン画面が表示されます。
※ログイン後に新規申請依頼（申請依頼の追加）を行うことも可能です。
②名前の入力とビザの種類を選択の上、申請依頼を作成ボタンをクリックし新規の申請依頼を作成します。
③詳細画面から必要書類のアップロードを行います。
④申請ステータスが完了になれば申請完了となります。
【注意事項】
入力内容に誤りがないか必ずご確認ください。申請提出後は修正ができませんのでご注意ください。
新規申請完了後にログイン情報がメールで送信されます。
次回以降ログイン時にメールに記載されているログイン情報が必要になるため、必ず保存をしておいてください。
利用規約とプライバシーポリシーへの同意
JP
最終更新日：〔YYYY年MM月DD日〕
第1条（適用）
本利用規約（以下「本規約」）は、〔事務所名〕（以下「当事務所」）が提供する在留申請支援サービス（以下「本サービス」）の利用条件を定めます。
申請人（外国籍個人）および企業担当者・代理人（以下総称して「利用者」）は、本規約に同意のうえ本サービスを利用するものとします。
第2条（目的・機能）
本サービスは、各種在留申請に必要な資料の収集、並び替え・結合、OCR/文字抽出、項目チェック、資料の適合判定、各種理由書の初稿生成を支援します。
最終的な内容確認・提出の責任は当事務所および利用者が負うものとします。
第3条（同意・アカウント）
1. 利用者は、本規約およびプライバシーポリシーに同意のうえ、本サービスを利用します。
2. 外国にある第三者への個人データ提供が必要となる場合、当事務所は個人情報保護法28条2項に基づく事前提示（提供先国名・制度概要・受領者の保護措置）を行い、本人の明示同意を取得します。
3. 利用者は、真実かつ最新の情報を提供し、必要に応じ本人確認手続に協力します。
第4条（AIによる書類適合判定）
1. 当事務所は、利用者がアップロードした書類について、画像の形式・画質確認（例：Pillow）、OCR/文字抽出（例：PyMuPDF / PyPDF2 / pytesseract）を行ったうえで、外部AIサービス〔OpenAI（GPT API／GPT-4o／Business／Enterprise）又は Microsoft Azure OpenAI 等〕に抽出テキストと想定書類名を入力し、適合判定（Yes/No）を実施します。
2. 当事務所は、外部AIの利用に際し、学習不使用（他者向けモデル改善に不使用）、アクセス権限の最小化、通信・保存時の暗号化、短期ログの活用または最小化等、設定および運用により保護措置を講じ、必要かつ適切な監督を行います。
3. マイナンバー（個人番号）は外部AIへ送信しません。旅券番号・在留カード番号・運転免許証番号等の個人識別符号は、適合判定に不可欠な範囲でのみ取り扱います。
4. 利用者が外部AIの利用又は越境移転に不同意の場合、当事務所はAIを用いない手動処理に切替えることがあります（処理時間・費用が変動する場合があります）。
第5条（AIによる理由書初稿の生成）
1. 当事務所は、履歴書等から抽出した材料テキストと、当事務所が用意するベース文（テンプレート）を組み合わせ、外部AIサービス〔OpenAI（GPT-4o／GPT API／Business／Enterprise）又は Microsoft Azure OpenAI 等〕を用いて理由書の初稿を生成します。
2. 外部AIへの入力は必要最小限とし、原則として個人識別符号は含めません（理由書本文の性質上不要なため）。
3. 当事務所は前条2項に定める保護措置を同様に講じます。
4. 利用者が外部AIの利用又は越境移転に不同意の場合、当事務所はAIを用いない手動処理に切替えることがあります（処理時間・費用が変動する場合があります）。
第6条（禁止事項）
1. 虚偽・不正確な情報の提供 2) 他者の権利侵害 3) 法令・公序良俗違反
2. システムの不正利用・解析 5) 生成AI出力をそのまま公文書として提出する等、適切な確認を欠く行為
3. 本サービスの運営を妨げる行為
第7条（知的財産権）
本サービスおよび関連コンテンツ（文章・画像・プログラム等）の知的財産権は、当事務所または正当な権利者に帰属します。
第8条（秘密保持）
当事務所および利用者は、相手方の秘密情報を本サービスの目的以外に使用・開示しません。
第9条（反社会的勢力の排除）
利用者が反社会的勢力に該当することが判明した場合、当事務所は直ちに利用停止・契約解除できます。
第10条（免責・責任制限）
1. 生成AIの性質上、出力に誤りが生じる場合があります。当事務所は提出前に人手で確認しますが、入管の審査結果・許否判断について保証しません。
2. 当事務所は、外部サービスの障害、通信環境、不可抗力等により生じた損害について、直接かつ通常の範囲を超える損害賠償責任を負いません。
第11条（サービスの変更・停止）
保守・セキュリティ対応等の必要により、当事務所は本サービスの内容変更・一時停止・提供終了を行うことがあります。緊急時は事前通知なく実施する場合があります。
第12条（規約の変更）
当事務所は本規約を改定できます。重要な変更は、本サービス上で相当期間の周知を行います。
第13条（同意の撤回・代替手段）
利用者は、AI利用・越境移転・内部学習に関する同意をいつでも撤回できます。撤回後はAIを用いない手動処理等の代替手段に切替える場合があります（処理時間・費用が変動することがあります）。
第14条（準拠法・裁判管轄）
本規約は日本法に準拠し、当事務所所在地を管轄する地方裁判所を第一審の専属的合意管轄裁判所とします。
EN
Last Updated: [YYYY/MM/DD]
Article 1 (Application)
These Terms of Use (“Terms”) set forth the conditions for using the residence application support service (the “Service”) provided by [Office Name] (the “Office”).
Applicants (foreign nationals) as well as company representatives or agents (collectively, the “Users”) shall use the Service upon agreeing to these Terms.
Article 2 (Purpose and Functions)
The Service assists in collecting documents required for residence applications, rearranging and merging them, performing OCR/text extraction, item checks, suitability assessments, and generating draft statements of reason.
Final confirmation and submission remain the responsibility of both the Office and the Users.
Article 3 (Consent and Account)
1. Users shall use the Service upon agreeing to these Terms and the Privacy Policy.
2. When the provision of personal data to third parties located outside Japan is necessary, the Office shall provide prior notice in accordance with Article 28(2) of the Act on the Protection of Personal Information (including recipient country, system overview, and safeguards), and obtain the User’s explicit consent.
3. Users shall provide true and up-to-date information and cooperate with identity verification procedures when necessary.
Article 4 (Document Suitability Assessment by AI)
1. For documents uploaded by Users, the Office shall check format and image quality (e.g., Pillow), perform OCR/text extraction (e.g., PyMuPDF / PyPDF2 / pytesseract), and input the extracted text and assumed document name into external AI services [OpenAI (GPT API / GPT-4o / Business / Enterprise) or Microsoft Azure OpenAI, etc.] to conduct suitability assessments (Yes/No).
2. In using external AI, the Office shall implement safeguards such as disabling model training (no use for third-party improvement), minimizing access rights, encrypting data during transmission and storage, and applying short-term or minimized logging, while exercising necessary and appropriate supervision.
3. My Number (Individual Number) will not be transmitted to external AI. Passport numbers, residence card numbers, driver’s license numbers, and other personal identification codes shall be handled only to the extent strictly necessary for suitability assessment.
4. If the User does not consent to the use of external AI or cross-border data transfer, the Office may switch to manual processing without AI (processing time and fees may vary).
Article 5 (Draft Generation of Statements of Reason by AI)
1. The Office shall generate a draft statement of reason by combining material text extracted from resumes, etc., with base text templates prepared by the Office, using external AI services [OpenAI (GPT-4o / GPT API / Business / Enterprise) or Microsoft Azure OpenAI, etc.].
2. Input to external AI shall be limited to the minimum necessary, and in principle, personal identification codes will not be included (as they are unnecessary in the nature of such statements).
3. The Office shall apply the same safeguards as provided in the preceding Article 4(2).
4. If the User does not consent to the use of external AI or cross-border data transfer, the Office may switch to manual processing without AI (processing time and fees may vary).
Article 6 (Prohibited Acts)
1. Providing false or inaccurate information; infringing upon others’ rights; violating laws or public order and morals.
2. Unauthorized use or analysis of the system; submitting AI-generated output directly as an official document without proper review.
3. Acts that interfere with the operation of the Service.
Article 7 (Intellectual Property Rights)
Intellectual property rights related to the Service and associated content (texts, images, programs, etc.) belong to the Office or the rightful owners.
Article 8 (Confidentiality)
Both the Office and the Users shall not use or disclose the other party’s confidential information for purposes other than the Service.
Article 9 (Exclusion of Anti-Social Forces)
If it becomes known that a User belongs to anti-social forces, the Office may immediately suspend Service use or terminate the contract.
Article 10 (Disclaimer and Limitation of Liability)
1. Due to the nature of generative AI, errors may occur in the output. While the Office will review before submission, it does not guarantee the results or decisions of the immigration authorities.
2. The Office shall not be liable for damages beyond direct and ordinary scope arising from external service failures, communication environment issues, or force majeure.
Article 11 (Changes and Suspension of the Service)
The Office may modify, temporarily suspend, or terminate the Service as necessary for maintenance or security measures. In emergencies, this may be done without prior notice.
Article 12 (Amendments to the Terms)
The Office may revise these Terms. Significant changes will be announced within the Service for a reasonable period.
Article 13 (Withdrawal of Consent and Alternatives)
Users may withdraw consent regarding AI use, cross-border data transfer, or internal learning at any time. Following withdrawal, the Office may switch to alternative methods such as manual processing (processing time and fees may vary).
Article 14 (Governing Law and Jurisdiction)
These Terms shall be governed by the laws of Japan, and the district court having jurisdiction over the location of the Office shall be the exclusive court of first instance.
VI
Cập nhật lần cuối: [YYYY/MM/DD]
Điều 1 (Phạm vi áp dụng)
Các Điều khoản Sử dụng này (“Điều khoản”) quy định điều kiện sử dụng dịch vụ hỗ trợ nộp đơn xin tư cách lưu trú (sau đây gọi là “Dịch vụ”) do [Tên văn phòng] (sau đây gọi là “Văn phòng”) cung cấp.
Người nộp đơn (cá nhân nước ngoài) cũng như đại diện công ty hoặc người được ủy quyền (gọi chung là “Người dùng”) sẽ sử dụng Dịch vụ sau khi đồng ý với các Điều khoản này.
Điều 2 (Mục đích và Chức năng)
Dịch vụ hỗ trợ việc thu thập tài liệu cần thiết cho đơn xin tư cách lưu trú, sắp xếp/kết hợp tài liệu, OCR/trích xuất văn bản, kiểm tra hạng mục, đánh giá tính phù hợp, và tạo bản nháp ban đầu của bản tường trình lý do.
Việc xác nhận cuối cùng và nộp hồ sơ là trách nhiệm của cả Văn phòng và Người dùng.
Điều 3 (Sự đồng ý và Tài khoản)
1. Người dùng sẽ sử dụng Dịch vụ sau khi đồng ý với các Điều khoản này và Chính sách Bảo mật.
2. Khi cần cung cấp dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba ở ngoài Nhật Bản, Văn phòng sẽ thông báo trước theo Điều 28(2) của Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân (bao gồm tên quốc gia tiếp nhận, tổng quan hệ thống và biện pháp bảo vệ của bên nhận), đồng thời lấy sự đồng ý rõ ràng của Người dùng.
3. Người dùng phải cung cấp thông tin trung thực, cập nhật và hợp tác trong thủ tục xác minh danh tính khi cần.
Điều 4 (Đánh giá tính phù hợp của tài liệu bằng AI)
1. Đối với tài liệu Người dùng tải lên, Văn phòng sẽ kiểm tra định dạng và chất lượng hình ảnh (ví dụ: Pillow), thực hiện OCR/trích xuất văn bản (ví dụ: PyMuPDF / PyPDF2 / pytesseract), sau đó nhập văn bản trích xuất và tên tài liệu dự kiến vào dịch vụ AI bên ngoài [OpenAI (GPT API / GPT-4o / Business / Enterprise) hoặc Microsoft Azure OpenAI, v.v.] để thực hiện đánh giá tính phù hợp (Có/Không).
2. Khi sử dụng AI bên ngoài, Văn phòng sẽ áp dụng biện pháp bảo vệ như: không dùng cho mục đích huấn luyện mô hình, giảm thiểu quyền truy cập, mã hóa khi truyền và lưu trữ dữ liệu, sử dụng hoặc giảm thiểu nhật ký ngắn hạn, đồng thời thực hiện giám sát cần thiết và thích hợp.
3. Mã số cá nhân (My Number) sẽ không được gửi đến AI bên ngoài. Số hộ chiếu, số thẻ lưu trú, số giấy phép lái xe và các mã nhận dạng cá nhân khác chỉ được xử lý trong phạm vi cần thiết cho việc đánh giá.
4. Nếu Người dùng không đồng ý với việc sử dụng AI bên ngoài hoặc việc chuyển dữ liệu xuyên biên giới, Văn phòng có thể chuyển sang xử lý thủ công không dùng AI (thời gian và chi phí có thể thay đổi).
Điều 5 (Tạo bản nháp tường trình lý do bằng AI)
1. Văn phòng sẽ tạo bản nháp tường trình lý do bằng cách kết hợp văn bản trích xuất từ sơ yếu lý lịch, v.v. với văn bản mẫu do Văn phòng chuẩn bị, sử dụng dịch vụ AI bên ngoài [OpenAI (GPT-4o / GPT API / Business / Enterprise) hoặc Microsoft Azure OpenAI, v.v.].
2. Dữ liệu nhập vào AI bên ngoài sẽ được giới hạn ở mức tối thiểu cần thiết, và về nguyên tắc sẽ không bao gồm mã nhận dạng cá nhân (do không cần thiết đối với nội dung của bản tường trình).
3. Văn phòng sẽ áp dụng các biện pháp bảo vệ giống như quy định tại Điều 4(2).
4. Nếu Người dùng không đồng ý với việc sử dụng AI bên ngoài hoặc việc chuyển dữ liệu xuyên biên giới, Văn phòng có thể chuyển sang xử lý thủ công không dùng AI (thời gian và chi phí có thể thay đổi).
Điều 6 (Hành vi bị cấm)
1. Cung cấp thông tin sai sự thật/không chính xác; xâm phạm quyền của người khác; vi phạm pháp luật hoặc trật tự công cộng và đạo đức xã hội.
2. Sử dụng hoặc phân tích trái phép hệ thống; nộp trực tiếp kết quả AI tạo ra như tài liệu chính thức mà không kiểm tra thích hợp.
3. Hành vi cản trở việc vận hành Dịch vụ.
Điều 7 (Quyền sở hữu trí tuệ)
Quyền sở hữu trí tuệ liên quan đến Dịch vụ và nội dung liên quan (văn bản, hình ảnh, chương trình, v.v.) thuộc về Văn phòng hoặc chủ sở hữu hợp pháp.
Điều 8 (Bảo mật)
Văn phòng và Người dùng sẽ không sử dụng hoặc tiết lộ thông tin mật của bên kia cho mục đích ngoài Dịch vụ.
Điều 9 (Loại trừ các thế lực phản xã hội)
Nếu phát hiện Người dùng thuộc thế lực phản xã hội, Văn phòng có thể ngay lập tức đình chỉ sử dụng Dịch vụ hoặc chấm dứt hợp đồng.
Điều 10 (Miễn trách nhiệm và Giới hạn trách nhiệm)
1. Do bản chất của AI tạo sinh, có thể xảy ra lỗi trong kết quả đầu ra. Văn phòng sẽ kiểm tra lại trước khi nộp nhưng không đảm bảo kết quả hoặc quyết định của cơ quan nhập cư.
2. Văn phòng không chịu trách nhiệm bồi thường cho thiệt hại vượt quá phạm vi trực tiếp và thông thường phát sinh từ sự cố dịch vụ bên ngoài, môi trường truyền thông hoặc sự kiện bất khả kháng.
Điều 11 (Thay đổi và Tạm ngừng Dịch vụ)
Văn phòng có thể thay đổi, tạm ngừng hoặc chấm dứt Dịch vụ khi cần thiết vì bảo trì hoặc các biện pháp bảo mật. Trong trường hợp khẩn cấp, có thể thực hiện mà không cần thông báo trước.
Điều 12 (Sửa đổi Điều khoản)
Văn phòng có thể sửa đổi các Điều khoản này. Những thay đổi quan trọng sẽ được thông báo trong Dịch vụ trong một khoảng thời gian hợp lý.
Điều 13 (Rút lại sự đồng ý và Biện pháp thay thế)
Người dùng có thể rút lại sự đồng ý liên quan đến việc sử dụng AI, chuyển dữ liệu xuyên biên giới hoặc học tập nội bộ bất kỳ lúc nào. Sau khi rút lại, Văn phòng có thể chuyển sang biện pháp thay thế như xử lý thủ công (thời gian và chi phí có thể thay đổi).
Điều 14 (Luật áp dụng và Thẩm quyền tài phán)
Các Điều khoản này được điều chỉnh bởi pháp luật Nhật Bản, và Tòa án Quận có thẩm quyền tại nơi đặt Văn phòng sẽ là tòa án sơ thẩm có thẩm quyền duy nhất.
JP
最終更新日：〔YYYY年MM月DD日〕
1. 適用範囲
本プライバシーポリシー（以下「本ポリシー」）は、当事務所が提供する在留申請支援サービス（以下「本サービス」）において、申請人（外国籍個人）および企業（以下総称して「利用者」）の個人情報を取り扱う際に適用されます。
2. 取得する情報
申請人情報：氏名、生年月日、性別、国籍、住所、連絡先、在留カード情報、顔写真 等
企業情報：法人名、所在地、担当者氏名・連絡先、在職情報 等
申請関連資料：履歴書、在職証明、課税・納税証明、戸籍・住民票、学歴・職歴証明、各種証明書の画像・PDF 等
抽出テキスト：上記資料からOCR/解析により取得したテキストデータ
サービス利用情報：操作履歴、同意履歴、アクセスログ、端末情報、Cookie等の識別子
3. 利用目的
1. 在留資格認定・変更・更新等の申請書類の収集・整理・確認・作成（画像の形式・画質確認、OCR/文字抽出、外部AIによる書類適合判定（Yes/No）、結果の保存を含む）
2. 理由書作成のための外部AIによる初稿生成（材料テキストとベース文の組合せ）および生成結果の保存
3. 本人・企業担当者との連絡、審査対応、進捗管理
4. セキュリティ確保、不正防止、障害対応、監査ログの保全
5. 自社専用AIモデルの品質向上（ファインチューニング）：文体・体裁の統一、誤り検知向上等のため、仮名加工・匿名化等の措置を施した最小限データを用いることがあります（不同意者は学習対象から除外可）。
4. 取り扱う情報の範囲（特記事項）
マイナンバー（個人番号）は収集せず、また外部AIへ送信しません。
旅券番号・在留カード番号・運転免許証番号等の個人識別符号は、書類適合判定に不可欠な範囲でのみ取り扱います。理由書初稿の生成には原則含めません。
5. 第三者提供
法令に基づく場合を除き、本人の同意なく第三者提供は行いません。共同利用は現時点で実施していません（開始時は事前公表します）。
6. 委託（外部AI・クラウド等の利用）
1. 当事務所は本サービスの提供に必要な範囲で、外部事業者に個人データの取扱いを委託します。例：画像検証・OCR・外部AIによる書類適合判定および理由書初稿生成（OpenAI（GPT-4o／GPT API／Business／Enterprise）／Microsoft Azure OpenAI 等）、クラウドストレージ、メール配信 等。
2. 当事務所は、学習不使用（他者向けモデル改善に不使用）、アクセス権限の最小化、通信・保存時の暗号化、短期ログの活用または最小化等の保護措置を設定および運用により講じ、必要かつ適切な監督を行います。
3. 保存期間：当事務所DBに保存する抽出テキスト・生成本文・判定結果は、手続の性質上必要な期間〔例：完了後X年〕を上限に保持し、経過後は復元不能な方法で消去します。外部AI側の運用ログは不正防止等の目的で短期保持される場合があり、最短化に努めます。
7. 外国にある第三者への提供（APPI 28条2項：本人同意ルート）
1. 外部AI事業者が外国（例：米国）に所在するため、個人データの提供前に以下の情報を事前提示し、本人の明示同意を得ます。
(1) 提供先国名：米国（United States of America）
(2) 当該国の個人情報保護制度の概要：当該国の制度は日本法と異なり、本人の権利・事業者の義務に相違がある可能性があります。概要は当事務所ウェブサイトの説明ページをご参照ください。
(3) 受領者の保護措置：学習不使用、暗号化、アクセス最小化、短期ログ 等
2. 同意の撤回：本人は同意をいつでも撤回できます。撤回後は当該提供を停止し、必要に応じてAIを用いない手動処理に切替えます（処理時間・費用が変動する場合あり）。
3. 当事務所は、第三者提供に係る記録の作成・保存を行います。
8. 安全管理措置の概要
組織的：アクセス権限管理、委託先管理、監査ログ、事故対応体制
人的：守秘義務、教育・訓練、権限者のみ外部AI入力可の運用
物理的：入退室管理、媒体持出し管理
技術的：通信・保存時の暗号化、多要素認証、WAF/IDS、ゼロデータ保持または短期保持設定の活用（可能範囲で）
9. 開示等の請求（保有個人データ）
本人は、当事務所の保有個人データについて、利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者提供停止等を請求できます。所定の手続・本人確認のうえ、法令に従い対応します（手数料が発生する場合あり）。
10. Cookie等の利用
利便性向上・不正防止のためCookie等を利用します。ブラウザ設定で無効化できますが、一部機能に制約が生じる場合があります。
11. 生成AI利用に関する注意・不同意時の取扱い
生成AIの出力には誤りが含まれ得ます。当事務所は提出前に人手で最終確認を行います。AI利用・越境移転・内部学習（ファインチューニング）について、不同意の場合は学習対象から除外し、必要に応じ手動処理に切替えます。
12. 改定
本ポリシーの内容を改定する場合は、本サービス上で告知し、重要な変更については相当期間の周知を行います。
13. 相談・苦情のお申出先
事業者名：TANABE REI行政書士事務所
所在地：埼玉県川口市中青木1‐4‐16
代表者：田邉玲
個人情報保護管理者：田邉浩司
お問い合わせ先：tanaberei.jimusho@gmail.com
監督機関として個人情報保護委員会への相談・苦情申出も可能です。
________________________________________
別紙A：外国にある第三者への提供に関する事前提示（例：米国／OpenAI 等）
提供先国名：米国（United States of America）
受領者：OpenAI OpCo, LLC（米国）〔／Microsoft Corporation（Azure OpenAI）〕
提供目的：申請書類の適合判定（Yes/No）および理由書初稿の生成
提供する個人データの範囲：抽出テキスト、想定書類名、（必要な場合）旅券番号・在留カード番号・運転免許証番号等の個人識別符号／氏名・生年月日・有効期限等の最小項目
当該国の制度概要：個人情報保護制度は日本法と異なる可能性があり、本人の権利・事業者の義務に相違が生じ得ます（州法・連邦規制の組合せによる枠組み）。
受領者の保護措置：学習不使用、暗号化、アクセス最小化、短期ログ 等
同意の撤回：いつでも撤回可能。撤回後はAIを用いない手動処理に切替える場合があります。
EN
Last updated: 〔YYYY/MM/DD〕
1. Scope of Application
This Privacy Policy (hereinafter referred to as “this Policy”) applies to the handling of personal information of applicants (foreign nationals) and companies (hereinafter collectively referred to as “Users”) in the residency application support service (hereinafter referred to as “the Service”) provided by our office.
2. Information Collected
Applicant information: name, date of birth, gender, nationality, address, contact details, residence card information, photo, etc.
Company information: corporate name, address, representative’s name and contact details, employment information, etc.
Application-related documents: resumes, certificates of employment, taxation/tax payment certificates, family register/resident records, academic/professional certificates, images/PDFs of various certificates, etc.
Extracted text: data obtained by OCR/analysis from the above documents.
Service usage information: operation logs, consent history, access logs, device information, cookies, and other identifiers.
3. Purpose of Use
1. Collection, organization, verification, and preparation of application documents for residence status certification, change, and renewal (including format/quality checks of images, OCR/text extraction, external AI-based document suitability checks (Yes/No), and storage of results).
2. Draft generation of statements of reason using external AI (combining material text and base templates) and storage of generated results.
3. Communication with applicants and company representatives, handling of examinations, and progress management.
4. Ensuring security, preventing fraud, responding to failures, and maintaining audit logs.
5. Improving the quality of proprietary AI models (fine-tuning): anonymized or pseudonymized minimal data may be used to improve style consistency and error detection (those who do not consent will be excluded).
4. Scope of Information Handled (Special Notes)
My Number (Individual Number) is not collected and will not be transmitted to external AI.
Passport numbers, residence card numbers, driver’s license numbers, and other personal identifiers are handled only to the extent necessary for document suitability checks, and are not included in draft statement generation in principle.
5. Third-Party Provision
Except as required by law, no personal information will be provided to third parties without the individual’s consent. No joint use is currently in place (advance notice will be given if initiated).
6. Outsourcing (Use of External AI/Cloud Services)
1. Our office may outsource the handling of personal data to external service providers to the extent necessary to provide the Service. Examples: image verification, OCR, external AI-based document suitability checks and draft statement generation (OpenAI (GPT-4o/GPT API/Business/Enterprise) / Microsoft Azure OpenAI, etc.), cloud storage, email delivery, etc.
2. Our office ensures protective measures such as disabling learning (no use for model improvement), minimizing access rights, encrypting data during communication and storage, and using short-term logs or minimizing logs, with necessary and appropriate supervision.
3. Retention period: Extracted text, generated drafts, and judgment results stored in our database will be kept only as long as necessary for the nature of the procedures (e.g., up to X years after completion) and will be irreversibly deleted afterward. External AI operation logs may be retained short-term for fraud prevention purposes, but will be minimized as much as possible.
7. Provision to Foreign Third Parties (APPI Article 28(2): Consent Route)
1. As external AI providers are located overseas (e.g., the United States), the following information will be disclosed in advance and explicit consent will be obtained before providing personal data.
(1) Destination country: United States of America
(2) Overview of the personal data protection system in that country: The system may differ from Japanese law, and there may be differences in individual rights and business obligations. Please see the description page on our office’s website for details.
(3) Recipient’s safeguards: No training use, encryption, minimized access, short-term logs, etc.
2. Withdrawal of consent: The individual may withdraw consent at any time. After withdrawal, such provision will stop, and manual processing without AI may be used instead (processing time and costs may vary).
3. Our office will create and retain records regarding third-party provision.
8. Overview of Security Measures
Organizational: Access control, contractor management, audit logs, incident response system.
Human: Confidentiality obligations, education/training, only authorized personnel may input data into external AI.
Physical: Entry/exit control, management of data media.
Technical: Encryption during communication and storage, multi-factor authentication, WAF/IDS, zero-data retention or short-term retention settings (where possible).
9. Requests for Disclosure, etc. (Retained Personal Data)
Individuals may request notification of use purpose, disclosure, correction, addition, deletion, suspension of use, erasure, or suspension of third-party provision of personal data held by our office. We will respond in accordance with laws and regulations after the prescribed procedure and identity verification (fees may apply).
10. Use of Cookies, etc.
Cookies and similar technologies are used to improve convenience and prevent fraud. They can be disabled in browser settings, but some functions may be restricted.
11. Notes on Generative AI Use and Handling in Case of Non-Consent
Outputs from generative AI may contain errors. Our office will conduct final manual checks before submission. If consent for AI use, cross-border transfer, or internal learning (fine-tuning) is not given, the data will be excluded from training and manual processing may be used as necessary.
12. Revisions
If this Policy is revised, notice will be given within the Service, and important changes will be announced for an appropriate period of time.
13. Contact for Inquiries and Complaints
Business name: TANABE REI Gyoseishoshi Office
Address: 1-4-16 Naka-Aoki, Kawaguchi City, Saitama Prefecture
Representative: Rei Tanabe
Personal Information Protection Manager: Koji Tanabe
Contact: tanaberei.jimusho@gmail.com
Inquiries and complaints can also be submitted to the Personal Information Protection Commission, the supervisory authority.
________________________________________
Appendix A: Advance Notice Regarding Provision to Foreign Third Parties (e.g., U.S./OpenAI)
Destination country: United States of America
Recipients: OpenAI OpCo, LLC (U.S.) [ / Microsoft Corporation (Azure OpenAI)]
Purpose of provision: Document suitability checks (Yes/No) and draft statement generation
Scope of personal data provided: Extracted text, assumed document names, and (if necessary) personal identifiers such as passport numbers, residence card numbers, driver’s license numbers / minimal items such as name, date of birth, expiration date.
Overview of the foreign system: The personal data protection framework may differ from Japanese law, and there may be differences in rights and obligations (combination of state laws and federal regulations).
Recipient’s safeguards: No training use, encryption, minimized access, short-term logs, etc.
Withdrawal of consent: Consent may be withdrawn at any time. After withdrawal, manual processing without AI may be used instead.
VI
Cập nhật lần cuối: 〔YYYY/MM/DD〕
1. Phạm vi áp dụng
Chính sách quyền riêng tư này (sau đây gọi là “Chính sách này”) áp dụng cho việc xử lý thông tin cá nhân của người nộp đơn (người nước ngoài) và công ty (sau đây gọi chung là “Người sử dụng”) trong dịch vụ hỗ trợ nộp đơn xin tư cách lưu trú (sau đây gọi là “Dịch vụ”) do văn phòng chúng tôi cung cấp.
2. Thông tin được thu thập
Thông tin người nộp đơn: họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, địa chỉ, thông tin liên hệ, thông tin thẻ lưu trú, ảnh chân dung, v.v.
Thông tin công ty: tên pháp nhân, địa chỉ, tên và thông tin liên hệ của người phụ trách, thông tin việc làm, v.v.
Tài liệu liên quan đến hồ sơ: sơ yếu lý lịch, giấy xác nhận việc làm, giấy chứng nhận thuế/đóng thuế, sổ hộ khẩu/giấy cư trú, giấy tờ chứng minh học vấn/kinh nghiệm, hình ảnh/PDF các loại chứng chỉ, v.v.
Văn bản được trích xuất: dữ liệu văn bản thu được từ các tài liệu trên thông qua OCR/ phân tích.
Thông tin sử dụng dịch vụ: lịch sử thao tác, lịch sử đồng ý, nhật ký truy cập, thông tin thiết bị, cookie và các mã định danh khác.
3. Mục đích sử dụng
1. Thu thập, sắp xếp, xác minh và soạn thảo tài liệu cho việc xin cấp, thay đổi, gia hạn tư cách lưu trú (bao gồm kiểm tra định dạng/chất lượng hình ảnh, OCR/trích xuất văn bản, kiểm tra sự phù hợp của tài liệu bằng AI bên ngoài (Có/Không), và lưu kết quả).
2. Tạo bản thảo lý do bằng AI bên ngoài (kết hợp văn bản tài liệu và mẫu cơ bản) và lưu trữ kết quả.
3. Liên hệ với người nộp đơn và người phụ trách công ty, xử lý thẩm tra và quản lý tiến độ.
4. Đảm bảo an ninh, phòng chống gian lận, xử lý sự cố và lưu giữ nhật ký kiểm tra.
5. Cải thiện chất lượng mô hình AI nội bộ (tinh chỉnh): có thể sử dụng dữ liệu tối thiểu đã được ẩn danh hoặc giả danh để thống nhất phong cách/định dạng và nâng cao khả năng phát hiện lỗi (những người không đồng ý sẽ bị loại trừ).
4. Phạm vi thông tin được xử lý (Ghi chú đặc biệt)
Không thu thập và không gửi số My Number (Mã số cá nhân) đến AI bên ngoài.
Số hộ chiếu, số thẻ lưu trú, số giấy phép lái xe và các mã định danh cá nhân khác chỉ được xử lý trong phạm vi cần thiết để kiểm tra sự phù hợp của tài liệu, và nguyên tắc không được sử dụng trong việc tạo bản thảo lý do.
5. Cung cấp cho bên thứ ba
Ngoại trừ trường hợp theo quy định pháp luật, sẽ không cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ ba nếu không có sự đồng ý của cá nhân. Hiện tại chưa có việc sử dụng chung (nếu có sẽ được công bố trước).
6. Ủy thác (Sử dụng AI bên ngoài/Dịch vụ đám mây)
1. Văn phòng chúng tôi có thể ủy thác việc xử lý dữ liệu cá nhân cho nhà cung cấp bên ngoài trong phạm vi cần thiết để cung cấp Dịch vụ. Ví dụ: xác minh hình ảnh, OCR, kiểm tra sự phù hợp của tài liệu và tạo bản thảo lý do bằng AI bên ngoài (OpenAI (GPT-4o/GPT API/Business/Enterprise) / Microsoft Azure OpenAI, v.v.), lưu trữ đám mây, dịch vụ email, v.v.
2. Văn phòng chúng tôi áp dụng và vận hành các biện pháp bảo vệ như: không sử dụng dữ liệu cho học tập (không dùng để cải thiện mô hình cho người khác), tối thiểu hóa quyền truy cập, mã hóa khi truyền và lưu trữ, sử dụng hoặc tối thiểu hóa nhật ký ngắn hạn, đồng thời giám sát cần thiết và phù hợp.
3. Thời hạn lưu trữ: văn bản trích xuất, bản thảo được tạo và kết quả đánh giá lưu trong cơ sở dữ liệu của chúng tôi sẽ được giữ tối đa trong khoảng thời gian cần thiết theo tính chất của thủ tục (ví dụ: tối đa X năm sau khi hoàn tất), sau đó sẽ bị xóa theo cách không thể khôi phục. Nhật ký vận hành của AI bên ngoài có thể được giữ ngắn hạn để phòng chống gian lận, và sẽ được giảm thiểu tối đa.
7. Cung cấp cho bên thứ ba ở nước ngoài (Điều 28(2) APPI: theo sự đồng ý)
1. Do nhà cung cấp AI bên ngoài đặt tại nước ngoài (ví dụ: Hoa Kỳ), thông tin sau sẽ được thông báo trước và sự đồng ý rõ ràng sẽ được lấy trước khi cung cấp dữ liệu cá nhân.
(1) Quốc gia tiếp nhận: Hoa Kỳ (United States of America)
(2) Tổng quan về hệ thống bảo vệ dữ liệu cá nhân tại quốc gia đó: Hệ thống này có thể khác với pháp luật Nhật Bản, quyền lợi cá nhân và nghĩa vụ doanh nghiệp có thể khác biệt. Vui lòng tham khảo trang web của văn phòng chúng tôi để biết chi tiết.
(3) Biện pháp bảo vệ của bên nhận: không sử dụng cho học tập, mã hóa, tối thiểu hóa quyền truy cập, nhật ký ngắn hạn, v.v.
2. Rút lại sự đồng ý: cá nhân có thể rút lại sự đồng ý bất cứ lúc nào. Sau khi rút lại, việc cung cấp sẽ dừng, và có thể chuyển sang xử lý thủ công không dùng AI (thời gian và chi phí có thể thay đổi).
3. Văn phòng chúng tôi sẽ lập và lưu giữ hồ sơ liên quan đến việc cung cấp cho bên thứ ba.
8. Tổng quan các biện pháp an toàn
Tổ chức: quản lý quyền truy cập, quản lý nhà thầu, nhật ký kiểm tra, hệ thống ứng phó sự cố.
Con người: nghĩa vụ bảo mật, đào tạo/bồi dưỡng, chỉ người có thẩm quyền mới được nhập dữ liệu vào AI bên ngoài.
Vật lý: kiểm soát ra vào, quản lý phương tiện lưu trữ.
Kỹ thuật: mã hóa khi truyền và lưu trữ, xác thực đa yếu tố, WAF/IDS, sử dụng cài đặt không lưu dữ liệu hoặc lưu ngắn hạn (trong phạm vi có thể).
9. Yêu cầu tiết lộ, v.v. (Dữ liệu cá nhân được lưu giữ)
Cá nhân có thể yêu cầu thông báo mục đích sử dụng, tiết lộ, chỉnh sửa, bổ sung, xóa, đình chỉ sử dụng, xóa bỏ hoặc đình chỉ cung cấp dữ liệu cá nhân được văn phòng chúng tôi lưu giữ. Chúng tôi sẽ xử lý theo quy định pháp luật sau thủ tục quy định và xác minh danh tính (có thể phát sinh phí).
10. Sử dụng Cookie, v.v.
Cookie và các công nghệ tương tự được sử dụng để cải thiện sự tiện lợi và phòng chống gian lận. Có thể vô hiệu hóa trong cài đặt trình duyệt, nhưng một số chức năng có thể bị hạn chế.
11. Lưu ý về việc sử dụng AI tạo sinh và xử lý khi không đồng ý
Kết quả của AI tạo sinh có thể chứa lỗi. Văn phòng chúng tôi sẽ tiến hành kiểm tra thủ công cuối cùng trước khi nộp. Nếu không đồng ý sử dụng AI, chuyển dữ liệu xuyên biên giới hoặc học nội bộ (tinh chỉnh), dữ liệu sẽ bị loại khỏi việc học và có thể chuyển sang xử lý thủ công khi cần.
12. Sửa đổi
Nếu Chính sách này được sửa đổi, thông báo sẽ được đưa ra trong Dịch vụ, và những thay đổi quan trọng sẽ được công bố trong một khoảng thời gian thích hợp.
13. Liên hệ để hỏi và khiếu nại
Tên doanh nghiệp: Văn phòng hành chính TANABE REI
Địa chỉ: 1-4-16 Naka-Aoki, Thành phố Kawaguchi, Tỉnh Saitama
Đại diện: Rei Tanabe
Quản lý bảo vệ thông tin cá nhân: Koji Tanabe
Liên hệ: tanaberei.jimusho@gmail.com
Khiếu nại cũng có thể được gửi đến Ủy ban Bảo vệ Thông tin Cá nhân – cơ quan giám sát.
________________________________________
Phụ lục A: Thông báo trước về việc cung cấp cho bên thứ ba ở nước ngoài (ví dụ: Hoa Kỳ/OpenAI)
Quốc gia tiếp nhận: Hoa Kỳ (United States of America)
Bên nhận: OpenAI OpCo, LLC (Hoa Kỳ) [ / Microsoft Corporation (Azure OpenAI)]
Mục đích cung cấp: kiểm tra sự phù hợp của tài liệu (Có/Không) và tạo bản thảo lý do
Phạm vi dữ liệu cá nhân được cung cấp: văn bản trích xuất, tên tài liệu giả định, và (nếu cần) mã định danh cá nhân như số hộ chiếu, số thẻ lưu trú, số giấy phép lái xe / các thông tin tối thiểu như họ tên, ngày sinh, ngày hết hạn.
Tổng quan hệ thống tại quốc gia đó: khung pháp luật bảo vệ thông tin cá nhân có thể khác so với Nhật Bản, có thể có sự khác biệt về quyền lợi cá nhân và nghĩa vụ doanh nghiệp (kết hợp giữa luật bang và quy định liên bang).
Biện pháp bảo vệ của bên nhận: không sử dụng cho học tập, mã hóa, tối thiểu hóa quyền truy cập, nhật ký ngắn hạn, v.v.
Rút lại sự đồng ý: có thể rút lại bất kỳ lúc nào. Sau khi rút lại, có thể chuyển sang xử lý thủ công không dùng AI.