ビザ申請サポートサービス
本ポータルでは、企業が必要書類の提出および申請状況の確認を行うことができます。
①初めての方は、企業登録を行ってください。
②企業登録が完了すると、自動でログインされます。
③ログイン後、申請者の追加ボタンをクリックし新規の申請を作成します。
④詳細画面から必要書類のアップロードを行います。
⑤申請ステータスが完了になれば申請完了となります。
入力内容に誤りがないか必ずご確認ください。
申請提出後は修正ができませんのでご注意ください。
企業登録が完了後にログイン情報がメールで送信されます。
次回以降ログイン時にメールに記載されているログイン情報が必要になるため、
必ず保存をしておいてください。
最終更新日：〔YYYY年MM月DD日〕
第1条（適用）
本利用規約（以下「本規約」）は、〔事務所名〕（以下「当事務所」）が提供する在留申請支援サービス（以下「本サービス」）の利用条件を定めます。
申請人（外国籍個人）および企業担当者・代理人（以下総称して「利用者」）は、本規約に同意のうえ本サービスを利用するものとします。
第2条（目的・機能）
本サービスは、各種在留申請に必要な資料の収集、並び替え・結合、OCR/文字抽出、項目チェック、資料の適合判定、各種理由書の初稿生成を支援します。
最終的な内容確認・提出の責任は当事務所および利用者が負うものとします。
第3条（同意・アカウント）
1. 利用者は、本規約およびプライバシーポリシーに同意のうえ、本サービスを利用します。
2. 外国にある第三者への個人データ提供が必要となる場合、当事務所は個人情報保護法28条2項に基づく事前提示（提供先国名・制度概要・受領者の保護措置）を行い、本人の明示同意を取得します。
3. 利用者は、真実かつ最新の情報を提供し、必要に応じ本人確認手続に協力します。
第4条（AIによる書類適合判定）
1. 当事務所は、利用者がアップロードした書類について、画像の形式・画質確認（例：Pillow）、OCR/文字抽出（例：PyMuPDF / PyPDF2 / pytesseract）を行ったうえで、外部AIサービス〔OpenAI（GPT API／GPT-4o／Business／Enterprise）又は Microsoft Azure OpenAI 等〕に抽出テキストと想定書類名を入力し、適合判定（Yes/No）を実施します。
2. 当事務所は、外部AIの利用に際し、学習不使用（他者向けモデル改善に不使用）、アクセス権限の最小化、通信・保存時の暗号化、短期ログの活用または最小化等、設定および運用により保護措置を講じ、必要かつ適切な監督を行います。
3. マイナンバー（個人番号）は外部AIへ送信しません。旅券番号・在留カード番号・運転免許証番号等の個人識別符号は、適合判定に不可欠な範囲でのみ取り扱います。
4. 利用者が外部AIの利用又は越境移転に不同意の場合、当事務所はAIを用いない手動処理に切替えることがあります（処理時間・費用が変動する場合があります）。
第5条（AIによる理由書初稿の生成）
1. 当事務所は、履歴書等から抽出した材料テキストと、当事務所が用意するベース文（テンプレート）を組み合わせ、外部AIサービス〔OpenAI（GPT-4o／GPT API／Business／Enterprise）又は Microsoft Azure OpenAI 等〕を用いて理由書の初稿を生成します。
2. 外部AIへの入力は必要最小限とし、原則として個人識別符号は含めません（理由書本文の性質上不要なため）。
3. 当事務所は前条2項に定める保護措置を同様に講じます。
4. 利用者が外部AIの利用又は越境移転に不同意の場合、当事務所はAIを用いない手動処理に切替えることがあります（処理時間・費用が変動する場合があります）。
第6条（禁止事項）
1. 虚偽・不正確な情報の提供 2) 他者の権利侵害 3) 法令・公序良俗違反
2. システムの不正利用・解析 5) 生成AI出力をそのまま公文書として提出する等、適切な確認を欠く行為
3. 本サービスの運営を妨げる行為
第7条（知的財産権）
本サービスおよび関連コンテンツ（文章・画像・プログラム等）の知的財産権は、当事務所または正当な権利者に帰属します。
第8条（秘密保持）
当事務所および利用者は、相手方の秘密情報を本サービスの目的以外に使用・開示しません。
第9条（反社会的勢力の排除）
利用者が反社会的勢力に該当することが判明した場合、当事務所は直ちに利用停止・契約解除できます。
第10条（免責・責任制限）
1. 生成AIの性質上、出力に誤りが生じる場合があります。当事務所は提出前に人手で確認しますが、入管の審査結果・許否判断について保証しません。
2. 当事務所は、外部サービスの障害、通信環境、不可抗力等により生じた損害について、直接かつ通常の範囲を超える損害賠償責任を負いません。
第11条（サービスの変更・停止）
保守・セキュリティ対応等の必要により、当事務所は本サービスの内容変更・一時停止・提供終了を行うことがあります。緊急時は事前通知なく実施する場合があります。
第12条（規約の変更）
当事務所は本規約を改定できます。重要な変更は、本サービス上で相当期間の周知を行います。
第13条（同意の撤回・代替手段）
利用者は、AI利用・越境移転・内部学習に関する同意をいつでも撤回できます。撤回後はAIを用いない手動処理等の代替手段に切替える場合があります（処理時間・費用が変動することがあります）。
第14条（準拠法・裁判管轄）
本規約は日本法に準拠し、当事務所所在地を管轄する地方裁判所を第一審の専属的合意管轄裁判所とします。
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1. 適用範囲
本プライバシーポリシー（以下「本ポリシー」）は、当事務所が提供する在留申請支援サービス（以下「本サービス」）において、申請人（外国籍個人）および企業（以下総称して「利用者」）の個人情報を取り扱う際に適用されます。
2. 取得する情報
申請人情報：氏名、生年月日、性別、国籍、住所、連絡先、在留カード情報、顔写真 等
企業情報：法人名、所在地、担当者氏名・連絡先、在職情報 等
申請関連資料：履歴書、在職証明、課税・納税証明、戸籍・住民票、学歴・職歴証明、各種証明書の画像・PDF 等
抽出テキスト：上記資料からOCR/解析により取得したテキストデータ
サービス利用情報：操作履歴、同意履歴、アクセスログ、端末情報、Cookie等の識別子
3. 利用目的
1. 在留資格認定・変更・更新等の申請書類の収集・整理・確認・作成（画像の形式・画質確認、OCR/文字抽出、外部AIによる書類適合判定（Yes/No）、結果の保存を含む）
2. 理由書作成のための外部AIによる初稿生成（材料テキストとベース文の組合せ）および生成結果の保存
3. 本人・企業担当者との連絡、審査対応、進捗管理
4. セキュリティ確保、不正防止、障害対応、監査ログの保全
5. 自社専用AIモデルの品質向上（ファインチューニング）：文体・体裁の統一、誤り検知向上等のため、仮名加工・匿名化等の措置を施した最小限データを用いることがあります（不同意者は学習対象から除外可）。
4. 取り扱う情報の範囲（特記事項）
マイナンバー（個人番号）は収集せず、また外部AIへ送信しません。
旅券番号・在留カード番号・運転免許証番号等の個人識別符号は、書類適合判定に不可欠な範囲でのみ取り扱います。理由書初稿の生成には原則含めません。
5. 第三者提供
法令に基づく場合を除き、本人の同意なく第三者提供は行いません。共同利用は現時点で実施していません（開始時は事前公表します）。
6. 委託（外部AI・クラウド等の利用）
1. 当事務所は本サービスの提供に必要な範囲で、外部事業者に個人データの取扱いを委託します。例：画像検証・OCR・外部AIによる書類適合判定および理由書初稿生成（OpenAI（GPT-4o／GPT API／Business／Enterprise）／Microsoft Azure OpenAI 等）、クラウドストレージ、メール配信 等。
2. 当事務所は、学習不使用（他者向けモデル改善に不使用）、アクセス権限の最小化、通信・保存時の暗号化、短期ログの活用または最小化等の保護措置を設定および運用により講じ、必要かつ適切な監督を行います。
3. 保存期間：当事務所DBに保存する抽出テキスト・生成本文・判定結果は、手続の性質上必要な期間〔例：完了後X年〕を上限に保持し、経過後は復元不能な方法で消去します。外部AI側の運用ログは不正防止等の目的で短期保持される場合があり、最短化に努めます。
7. 外国にある第三者への提供（APPI 28条2項：本人同意ルート）
1. 外部AI事業者が外国（例：米国）に所在するため、個人データの提供前に以下の情報を事前提示し、本人の明示同意を得ます。
(1) 提供先国名：米国（United States of America）
(2) 当該国の個人情報保護制度の概要：当該国の制度は日本法と異なり、本人の権利・事業者の義務に相違がある可能性があります。概要は当事務所ウェブサイトの説明ページをご参照ください。
(3) 受領者の保護措置：学習不使用、暗号化、アクセス最小化、短期ログ 等
2. 同意の撤回：本人は同意をいつでも撤回できます。撤回後は当該提供を停止し、必要に応じてAIを用いない手動処理に切替えます（処理時間・費用が変動する場合あり）。
3. 当事務所は、第三者提供に係る記録の作成・保存を行います。
8. 安全管理措置の概要
組織的：アクセス権限管理、委託先管理、監査ログ、事故対応体制
人的：守秘義務、教育・訓練、権限者のみ外部AI入力可の運用
物理的：入退室管理、媒体持出し管理
技術的：通信・保存時の暗号化、多要素認証、WAF/IDS、ゼロデータ保持または短期保持設定の活用（可能範囲で）
9. 開示等の請求（保有個人データ）
本人は、当事務所の保有個人データについて、利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者提供停止等を請求できます。所定の手続・本人確認のうえ、法令に従い対応します（手数料が発生する場合あり）。
10. Cookie等の利用
利便性向上・不正防止のためCookie等を利用します。ブラウザ設定で無効化できますが、一部機能に制約が生じる場合があります。
11. 生成AI利用に関する注意・不同意時の取扱い
生成AIの出力には誤りが含まれ得ます。当事務所は提出前に人手で最終確認を行います。AI利用・越境移転・内部学習（ファインチューニング）について、不同意の場合は学習対象から除外し、必要に応じ手動処理に切替えます。
12. 改定
本ポリシーの内容を改定する場合は、本サービス上で告知し、重要な変更については相当期間の周知を行います。
13. 相談・苦情のお申出先
事業者名：TANABE REI行政書士事務所
所在地：埼玉県川口市中青木1‐4‐16
代表者：田邉玲
個人情報保護管理者：田邉浩司
お問い合わせ先：tanaberei.jimusho@gmail.com
監督機関として個人情報保護委員会への相談・苦情申出も可能です。
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別紙A：外国にある第三者への提供に関する事前提示（例：米国／OpenAI 等）
提供先国名：米国（United States of America）
受領者：OpenAI OpCo, LLC（米国）〔／Microsoft Corporation（Azure OpenAI）〕
提供目的：申請書類の適合判定（Yes/No）および理由書初稿の生成
提供する個人データの範囲：抽出テキスト、想定書類名、（必要な場合）旅券番号・在留カード番号・運転免許証番号等の個人識別符号／氏名・生年月日・有効期限等の最小項目
当該国の制度概要：個人情報保護制度は日本法と異なる可能性があり、本人の権利・事業者の義務に相違が生じ得ます（州法・連邦規制の組合せによる枠組み）。
受領者の保護措置：学習不使用、暗号化、アクセス最小化、短期ログ 等
同意の撤回：いつでも撤回可能。撤回後はAIを用いない手動処理に切替える場合があります。